Réussir votre déclaration Pajemploi à tous les coups, c’est facile avec un bon mode d’emploi !

Tous les mois jusqu’aux 6 ans de votre enfant, pour percevoir le complément « Libre Choix du Mode de Garde » et pour que les cotisations sociales de votre assistante maternelle soient payées par la CAF, vous devez déclarer le salaire de la nounou sur le site Pajemploi.

Quand et comment remplir votre déclaration Pajemploi tous les mois ? Que devez-vous indiquer dans chaque rubrique proposée ?

Quand devez-vous remplir votre déclaration Pajemploi ?

Le nombre de jours d’accueil de l’enfant doit faire l’objet d’une déclaration Pajemploi.

La fin du mois approche, il est 23h. Vous venez de vous rappeler que demain est le dernier jour travaillé du mois pour votre nounou et vous avez donc préparé son chèque. Vous n’avez pas le courage vu l’heure tardive de vous lancer dans la déclaration Pajemploi… Est-ce grave ?

Non, ce n’est pas grave, mais c’est ennuyeux … pour vous ! Et oui, car c’est la déclaration Pajemploi qui déclenche le versement des aides financières « Libre choix du mode de garde » sur votre compte, vous savez, celles qui vous aident à payer le salaire de la nounou !

Plus vous la faites vite, plus cette aide vous sera envoyée rapidement.

Alors ne tardez pas, et faites votre déclaration dès que possible après le paiement du salaire !

A noter : si vous employez plusieurs assistantes maternelles, vous devez faire une déclaration Pajemploi pour chaque assmat.

Au secours, je ne sais jamais comment remplir la déclaration PAJE…

Il faut avouer qu’il n’est pas toujours simple de remplir la déclaration Pajemploi car elle ne colle pas vraiment avec la réalité :

• une partie des chiffres est arrondie « de force » et selon des règles d’arrondi différentes selon les rubriques (!)

• certains chiffres comme le nombre de jours d’activité sont mensualisés et donc ne correspondent pas à la réalité

• etc

Voici donc, rubrique par rubrique, des conseils et astuces de parents « rodés » à la déclaration Pajemploi, afin de la remplir sans erreur.

Période

Indiquez ici systématiquement les 1er et dernier jours du mois en cours sauf le mois d’embauche ou le dernier mois de travail de votre assistante maternelle.

Si votre assmat a été malade la dernière semaine du mois, et que vous ne l’avez pas rémunérée, indiquez quand-même le dernier jour du mois.

Date de paiement du salaire

Déclarez ici la date de paiement du salaire de votre assmat, le dernier jour du mois en général.

ATTENTION au mois de Décembre : ne déclarez pas un paiement du salaire début Janvier sinon cette dépense de Garde d’enfants comptera pour le crédit d’impôts de l’année SUIVANTE.

Exemple : vous déclarez avoir payé le salaire de Décembre 2022 le 1er Janvier 2023.

Cette dépense de salaire sera prise en compte par la PAJE dans l’attestation fiscale de 2024 donc sera prise en compte dans votre déclaration d’impôts en 2024 sur les revenus de 2022. 

Nombre d’heures normales

Vous devez déclarer ici le nombre d’heures total du mois soit :

le nombre d’heures mensualisées prévues au contrat auquel vous ajoutez en année incomplète les indemnités de congés payés converties en heures dont vous déduisez les absences non rémunérées et non prévues de votre assistante maternelle ou de votre enfant et les heures supplémentaires majorées de l’assistante maternelle (déclarées à part).

Ce nombre d’heures doit être ARRONDI à l’entier le plus proche.

Il est vrai que cette rubrique n’est pas évidente.Dans le détail  :

• vous calculez le nombre d’heures mensualisé une fois pour toutes

• si vous êtes en année incomplète, vous y ajoutez le montant de l’indemnité de congés payés de l’assistante maternelle (si vous en versez une ce mois-ci) divisé par le salaire horaire

• et vous déduisez toutes les absences non rémunérées (maladie,…) sauf les absences pour congés annuels (les 5 semaines par an), et les absences de votre enfant prévues au contrat dans le cadre de l’année incomplète.
  Attention toutefois, vous ne déduisez pas le nombre réel d’heures d’absence puisque cette absence de l’assmat a été déduite en utilisant le calcul de la cour de cassation. Vous le déduisez en faisant le calcul suivant : montant déduit au titre de l’absence / salaire horaire habituel.

• si vous avez des heures supplémentaires majorées, vous calculez le nombre d’heures au-delà de 45 heures REELLEMENT effectuées dans le mois et le DEDUISEZ de ce nombre d’heures

• Enfin vous arrondissez le total trouvé à l’entier le plus proche : si la décimale est inférieure à 0,5, arrondissez à l’entier inférieur; si la décimale est supérieure ou égale à 0.5, arrondissez à l’entier supérieur.

Exemples :

• votre assmat garde Inès 36 semaines par an, 5 journées de 8h par semaine pour 3 € de l’heure.

En février, elle est malade 2 jours.

Vous avez calculé que vous deviez déduire 36 € nets de son salaire (16 h d’absence déduites avec un salaire horaire du mois de 360 € nets / 160 h qui auraient dû être travaillées dans le mois).

Le nombre d’heures à déclarer est donc : 120 h (nombre d’heures mensualisé) – (36 € / 3 €) = 108 h et NON 120 h – 2 x 8 h d’absence = 104 h !
En Juin, vous rémunérez à l’assmat d’Inès 600 € de congés payés.

Vous déclarez alors : 120 h (nombre d’heures mensualisé) + 600 € / 3 € = 320 h ce mois-là.

• votre assmat garde Lili 10 heures par jour, 5 jours par semaine, 36 semaines dans l’année.

Soit une mensualisation de 150 heures par mois et 5 heures majorées par semaine de travail (50 heures d’accueil).

En Février, du fait des congés scolaires, elle a accueilli Lili deux semaines dans le mois.

Elle a donc effectué 10 heures supplémentaires majorées. Vous déclarez donc 150 – 10 = 140 heures normales

Si vous avez des heures « spécifiques » (heures de garde le dimanche, les jours fériés, ou la nuit), elles devront être incluses dans ce nombre d’heures ET déclarées aussi dans la case « heures spécifiques ».

Nombre de jours d’activité

Que vous soyez en année incomplète ou en année complète, vous devez déclarer le MÊME NOMBRE DE JOURS D’ACTIVITE tous les mois puisque ce nombre est mensualisé.

Vous devez toutefois déduire de cette mensualisation les journées non rémunérées non prévues au contrat de l’assmat (ex : absences de l’assmat ou absences de votre enfant justifiées par un certificat médical).

Elles seront cette fois-ci, contrairement au nombre d’heures déduites au réel.

Exemple : pour reprendre le cas de l’assmat d’Inès ci-dessus, elle travaille 36 semaines de 5 jours par an.

Le nombre de jours d’activité à déclarer la plupart du temps est donc de : 36 x 5 / 12 = 15 jours.

En février, comme elle a été absente 2 jours, le nombre de jours à déclarer est de 15 – 2 = 13 jours.

Il n’y a qu’en accueil occasionnel que le nombre de jours d’accueil déclaré variera d’un mois sur l’autre.

Indiquez donc, dans votre déclaration Pajemploi, le nombre de jours d’accueil (mensualisé) prévu au contrat en arrondissant le cas échéant à l’entier SUPERIEUR (il n’est pas possible de déclarer un nombre de jours non entier). Pour cela multipliez le nombre hebdomadaire de jours d’accueil par le nombre annuel de semaines d’accueil et divisez par 12

Exemple : Thomas est accueilli chez son assistante maternelle 8h par jour, 5 jours par semaine, 36 semaines par an soit un nombre de jours mensualisé de 5 x 36 / 12 = 15 jours d’accueil

Cela paraît étrange certains mois car vous êtes amené(e) à déclarer plus de jours d’activité que le nombre réel de jours de garde (ou au contraire moins). C’est pourtant bien cela qu’il faut faire

Exemple : en Mars, la nounou de Thomas l’a accueilli 25 jours dans le mois.

Les parents ont pourtant déclaré 15 jours.

En Juillet, Thomas n’est pas du tout allé chez elle.

Les parents ont pourtant indiqué… 15 jours dans leur déclaration Pajemploi !

Un point important à vérifier : ne dépassez pas le plafond Pajemploi

A chaque déclaration Pajemploi, vous devez être très attentif à ne pas dépasser le"plafond Pajemploi" (calculé comme suit : salaire brut / nombre de jours d’activité déclaré).

Si vous le dépassez en effet, cela peut avoir des conséquences financières importantes, parfois le doublement ou triplement du coût de la garde !

Le nombre de jours d’activité à déclarer en année complète est fourni par Pajemploi

Voici un tableau récapitulatif fourni par Pajemploi en année complète

Votre assmat garde vos deux ou trois enfants ? C’est un peu différent dans ce cas !

Si votre assmat garde plusieurs de vos enfants, que vous soyez en année complète ou incomplète, vous devez additionner le nombre de jours d’accueil de chaque enfant (éventuellement en déduisant les absences de la nounou ou de l’enfant pour chacun) et déclarer la somme ainsi trouvée.

Exemple : Inès a une petite sœur, Lola, gardée 5 jours par semaine en année complète par sa nounou.

En février, la nounou ayant été absente deux jours, vous déclarez : 22 jours mensualisés – 2 jours d’absence = 20 jours (alors que Lola n’est allée que 18 jours chez sa nounou : c’est normal).

Vous déclarez donc pour Inès et Lola en février : 13 jours pour Inès + 20 jours pour Lola = 33 jours.

A noter : il ne semble pas y avoir de plafond fixé par la PAJE pour le nombre de jours d’activité.

Bonne nouvelle : en année complète, aucun congé à déclarer !

Dans ce cas la mensualisation intègre les 5 semaines de congés. Vous ne devez jamais remplir la case congés payés en année complète. En effet le nombre de jours de congés est compris dans le nombre de jours d’activité que vous déclarez.

Heures majorées

Vous devez ici indiquer le nombre d’heures majorées faites dans le mois (heures au-delà de 45 h hebdomadaires) qu’elles aient été prévues au contrat OU NON !

Exemple : le papa de Manon est parti en déplacement professionnel cette semaine.

Alors que Manon va habituellement chez sa nounou 50 h par semaine, elle a été gardée 60 h.

Les autres semaines du mois, par contre elle y est allée 50 h comme d’habitude.

Le papa de Manon déclare donc 3 x 5 h les semaines à 50 h + 15 h la semaine à 60 h = 30 heures majorées

Heures complémentaires

Vous devez indiquez ici les heures faites au-delà des horaires prévus au contrat mais en-deçà des 45 h hebdomadaires.

Exemple : Adam va chez sa nounou 40 h hebdomadaires habituellement.

Ce mois-ci ses parents ont eu beaucoup de travail et l’ont laissé 50 h une des semaines du mois.

Les parents indiquent donc dans leur déclaration Pajemploi : 

• 5 heures complémentaires (les heures de 41 à 45)

• 5 heures majorées (les heures de 46 à 50)

Salaire net total

Indiquez ici le salaire versé à votre assistante maternelle au titre :

– du salaire mensualisé

– de la majoration des heures au-delà de 45 h ou des heures complémentaires

– des absences rémunérés

– des indemnités de congés payés en année incomplète

– des primes versées le cas échéant

Vous devez par contre:

• déduire les absences non rémunérées de votre assmat ou de votre enfant

• ne PAS inclure les indemnités d’entretien ni les frais de repas.

Exemple : Louise est accueillie chez Aurélie, son assmat, 50 h par semaine, 36 semaines par an (son papa est professeur).

Aurélie est rémunérée 4 € par heure, et les heures au-delà de 45 h sont majorées de 25%.

Le papa de Louise déclare donc en Janvier : 600 € de salaire mensualisé (50 h x 36 semaines / 12 x 4 € ) + 20 h majorées (4 semaines se terminent en Janvier cette année-là) x 1 € de majoration = 620 €.

En février, Louise a une bronchiolite et sa maman la garde au chaud une semaine.

L’assmat de Louise ne la garde donc que 3 semaines complètes.

Les parents de Louise déclarent donc : 600 € – 150 € (déduction de l’absence de Louise selon le calcul de la Cour de Cassation) + 15 h majorées x 1 € = 465 €

Indemnités d’entretien

Indiquez ici le montant total versé au titre des indemnités d’entretien uniquement (pas des indemnités de repas ni des frais kilométriques). Ces indemnités d’entretien ne sont pas mensualisées, le montant déclaré va donc varier tous les mois !

Si votre assmat garde plusieurs de vos enfants, indiquez le montant total versé pour tous les enfants dans la même déclaration Pajemploi.

Exemple : vous versez à la nounou d’Inès et Lola 4 € par jour d’accueil.

En février, leur nounou a été malade deux jours, les filles ont donc été gardées 18 jours chacune.

Soit un montant d’indemnités d’entretien déclaré (et versé) de 2 x 18 x 4 € = 144 €

Attention à bien remplir cette rubrique qui entre dans le calcul des aides financières à l’emploi d’une assistante maternelle

(« Libre Choix du Mode de garde »).

Exemple : Hugo, 2 ans et demi, est accueilli par sa nounou après l’école, 1 h par jour seulement et 36 semaines par an.

Le salaire mensualisé de son assmat est donc de : 1 h x 4 jours x 36 semaines / 12 x 5 € = 60 € mensuels.

Si la maman d’Hugo oublie de déclarer les indemnités d’entretien, elle ne percevra donc que 85% x 60 € = 51 € d’aide Libre Choix du mode de garde.

Elle paie 2,65 € d’indemnités d’entretien par jour.

En Juin, Hugo est allé chez sa nounou 18 jours soit 47,70 € d’indemnités d’entretien.

Les parents d’Hugo perçoivent alors 85% x (60 + 47,70 €) = 91 € d’aide Libre choix du Mode de garde, soit 40 € de plus que sans les indemnités d’entretien.

Indemnités complémentaires

Si vous en versez, vous pouvez indiquer ici le montant des indemnités kilométriques, des indemnités de repas et le cas échéant des indemnités de rupture payées à votre assmat.

Faites-le obligatoirement si vous n’éditez pas vos propres bulletins de salaire pour votre assmat car elle en a besoin pour remplir sa déclaration d’impôts.

Enfant gardé

Cochez la case de tous les enfants gardés par cette assistante maternelle.

Ca y est, vous avez rempli la déclaration Pajemploi ? Bravo ! Une bonne chose de faite !

Vous vous rendez compte quelques jours après que vous avez fait une erreur ?

Pas de panique : votre déclaration Pajemploi une fois validée est modifiable en ligne pendant une durée de 1 mois. Passé ce délai, si vous souhaitez modifier votre déclaration, adressez un e-mail à pajemploi@urssaf.fr

Nombre de jours de congés payés

En année incomplète, le nombre de jours de congés à déclarer est le nombre de jours rémunérés dans le mois.

Vous devez déclarer à Pajemploi le nombre de jours OUVRABLES de congés payés rémunérés dans le mois. C’est pourquoi le nombre de jours à déclarer dépend du mode de rémunération des congés payés en année incomplète.

Ouvrables veut dire que tous les jours comptent, sauf les dimanches et jours fériés : une semaine de congés payés comporte 6 jours ouvrables.

A noter : dans tous les cas le nombre de jours de congés payés ne doit PAS être multiplié par le nombre d’enfants. Autrement dit, contrairement au nombre de jours d’activité, le nombre de jours de congés n’est pas différent suivant que votre assmat garde un ou deux enfants de votre famille.

Exemple : vous avez indemnisé en Juin les 30 jours de congés de l’assmat d’Inès et de Lola.

Vous déclarez 30 jours et non 60 jours, alors même que vous avez bien payé une indemnité de congé pour les DEUX enfants. 

Si vous payez les congés en une fois en Juin, lors de la prise des congés principaux ou lorsqu’ils sont pris, vous devez indiquer le nombre de jours de congés que vous réglez à votre assistante maternelle.

Exemple : l’assmat de Camille a acquis 24 jours de congés au 1er Juin.

Les parents de Camille les ont réglés au moment de la prise des congés principaux, en Août.

Ils déclarent donc 24 jours de congés en Août.

Dans ce cas également, vous devez ajouter au nombre d’heures déclarées le mois où vous payez les congés l’indemnité de congés payés convertie en heures, c’est à dire : (indemnité totale de congés payés due / salaire horaire)

Exemple : l’assmat de Camille a acquis une indemnité de congés de 480 € (elle est rémunérée 3 € de l’heure).

Cela fait 160 h de plus à déclarer au mois de Juin, quand ses congés lui sont payés

Heures spécifiques

Ces heures sont celles effectuées entre 10 heures du soir et 6 heures du matin et / ou le dimanche et les jours fériés. Ils sont indiquer dans le contrat.

Si les 2 conjoints de la famille travaillent pendant ces heures là, votre Complément Libre Choix du Mode de Garde est majoré de 10%.

Récapitulatif pour déclarer une assistante maternelle, les parents employeurs doivent passer par Pajemploi, le service de l'Urssaf dédié à l'emploi des assistants maternels agréés.